Obsah
- Odpovědnosti
- Záznamová údržba
- Pojištění a propojení budov
- Registrace majetku a úschova
- Odpovědnost za související transakce
- Technologické kontroly
- Nezávislé kritické hodnocení
Při vytváření účetního systému by společnosti a neziskové organizace měly vytvořit rámec pro vnitřní kontrolu. Tento proces pomáhá zajistit, aby systém fungoval dobře a všichni zaměstnanci, kteří se na něm podílejí, pracují podle očekávání. Mít základní obchodní dokument poskytuje přiměřenou jistotu snížením pravděpodobnosti chyb a ochranou majetku organizace. Vzhledem k jejich důležitosti by společnosti měly zvážit základní principy vnitřní kontroly.
Odpovědnosti
Společnosti by měly jasně stanovit povinnosti. Přiřazení konkrétních povinností jednotlivcům zajišťuje, že chápou svou úlohu při udržování vnitřní kontroly. Pokud je systematicky přehlížena odpovědnost, je účinný systém vnitřní kontroly schopen identifikovat zaměstnance, který neplní úkol, který mu byl přidělen.
Záznamová údržba
Paměť není neomylným nástrojem, zejména pokud jde o velké množství informací nebo transakcí. S řádnými postupy pro vedení záznamů umožní společnostem mít přesnou historii transakcí. S těmito informacemi je pak společnost schopna později konzultovat, je-li to nezbytné k vyřešení problému nebo objasnění pochybností.
Pojištění a propojení budov
Bohužel ani ten nejlepší systém vnitřní kontroly nedokáže zabránit ztrátě aktiva. Zajištěním dobra a vytvořením dluhopisu se svými zaměstnanci se organizace ujistí, že bude vrácena, pokud bude odcizena nebo jinak odkloněna.
Registrace majetku a úschova
V systému vnitřní kontroly lidé, kteří mají fyzický přístup k pokladně a ostatním aktivům, nejsou stejní lidé, kteří uchovávají dokumenty, které se k nim vztahují. Pokud je například zaměstnanec odpovědný za vedení registračních pokladen pro malé výdaje stejný jako ten, který kontroluje peněžní příjmy a výběry, falšování záznamů a odklon prostředků by byl usnadněn. Osoba odpovědná za vedení evidence aktiv by neměla mít přístup k majetku, který kontroluje.
Odpovědnost za související transakce
Někdy je třeba dokončit více úkolů před dokončením jedné transakce. V tomto případě je důležité, aby každou činnost, která tvoří operaci, prováděli různí pracovníci. Tím je zajištěno více než zapojení jedné osoby do úkolu a zvyšuje se šance, že budou odhaleny chyby nebo podvodné jednání.
Technologické kontroly
Alarmy, elektronické přístupové klávesnice a další bezpečnostní funkce mohou pomoci chránit aktiva organizace. Technologie často nabízí mnohem více možností ovládání a lze ji používat 24 hodin denně, bez nutnosti dodatečných nákladů na personál nebo přerušení. Inteligentní společnosti zvyšují své systémy vnitřní kontroly investováním do efektivních a levných technologií.
Nezávislé kritické hodnocení
Společnosti by měly pravidelně kontrolovat své systémy vnitřní kontroly. Osoba odpovědná za provádění tohoto hodnocení nemůže provádět žádnou z prací, které budou ověřeny. Nezávislý odhadce je ideální pro tuto funkci, protože může objektivně dokumentovat práci prováděnou v procesu vnitřní kontroly a nemá důvod pokrýt chyby nebo být příliš optimistický ohledně postupů.