Obsah
Při profesionálním psaní e-mailu můžete strávit většinu času tím, že se ujistíte, že každá informace byla zahrnuta, že je správně naformátována a že byla provedena kontrola pravopisu. Nezapomeňte však e-mail zavřít. Vytvoření profesionálního zakončení e-mailu může mít obrovský rozdíl v tom, jak ho člověk přijme. Nechte příjemce o vás dobrý dojem.
Kontaktní informace
Pokud posíláte profesionální e-mail poprvé, je dobré jej ukončit svými kontaktními údaji, nejen svým jménem. Přestože příjemce obdrží vaši adresu automaticky po obdržení e-mailu, nabídněte jiné formy kontaktu. Pokud pracujete pro konkrétní společnost, uveďte tyto kontaktní informace včetně adresy. Uveďte své přímé telefonní číslo a uveďte, zda se jedná o mobilní telefon nebo pevnou linku. Pokud má vaše společnost ústřední kancelář, nezapomeňte přidat rozšíření. Čím více kontaktů opustíte, tím větší je šance dané osoby kontaktovat vás.
Očekávání uzavření
Leslie O’Flahavan z Writing Matters velmi rád dokončí profesionální e-mail s frází „těším se na ...“. Říká, že to znovu potvrdí účel e-mailu. Kromě toho také umístí osobu, která vám poslala e-mail, do pozice odpovědi. Pokud jste například poslali e-mail o volném pracovním místě, měl by skončit slovy „Těším se na vaše rozhodnutí o mé žádosti“. Příjemce nyní s jistotou ví, jaký je účel vašeho e-mailu.
Problémy a obavy
Při uzavírání profesionálního e-mailu nezapomeňte nabídnout pozvánku na odpověď, například „Dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy nebo obavy týkající se ...“, protože to dá příjemci zelenou odpověď, aby necítil jako by vás to obtěžovalo, nebo že váš e-mail měl být posledním slovem. Toto také udržuje průběh konverzace. Při odesílání e-mailu se ujistěte, že jsou všichni zúčastnění na stejné stránce a že byly vyřešeny všechny otázky a obavy.
Úvahy
Konec profesionálního e-mailu může mít osobní dotek v závislosti na vašem vztahu s příjemcem. V průběhu času se z profesionálního kontaktu může stát přítel, což vám umožní ukončit e-mail interním vtipem nebo dokonce nezávislým příběhem. Nedělejte to však, dokud nevznikne přátelský vztah. Ukončení e-mailu „S pozdravem“ je dobrý kompromis. To ukazuje, že nejste jen obchodní vztah, ale starostlivá osoba. Nebojte se na konci e-mailu projevit trochu zdvořilosti, zejména pokud je to profesionální.