Obsah
Jak napsat administrativní dopis. V podnikatelském světě nejsou dopisy jen způsobem komunikace s jinými agenturami, společnostmi nebo perspektivami; je způsob, jak reprezentovat vaši společnost a informovat ostatní o kvalitě vaší služby nebo produktu. Při psaní administrativního dopisu je nezbytné uvést to nejlepší z vaší společnosti.
Pokyny
-
Zformátujte dopis profesionálně. Pokud je dopis součástí oficiálního prohlášení, uveďte obchodní adresu. V horní části dopisu, pod datem, uveďte v případě potřeby adresu a pozici.
Začněte tím, že identifikujete společnost s názvem a adresou. (image firmy Peter najímá obrázky z Fotolia.com)
-
Zadejte adresu příjemce. Pokud je to možné, přizpůsobte si to. Pokud například píšete pro určité oddělení, zadejte jméno osoby, které je dopis adresován. Případně označte samotné oddělení, pokud neznáte jméno osoby.
Pokud je to možné, upravte příjemce. (Obchodní image společnosti Rhodan z Fotolia.com)
-
Dostaňte se k věci. V obchodním psaní je pravděpodobné, že čtenář má lepší věci než čtení odstavců textů, které nejsou životně důležité. Vysvětlete účel svého dopisu a uveďte fakta. Vyhněte se psaní květů, což snižuje účel dopisu.
Buďte asertivní. (obrázek klávesnice od carol lynch z Fotolia.com)
-
Psát v profesionálním obchodním stylu, ale nepoužívejte těžká slova, která čtenář bude muset hledat ve slovníku. Udržujte své znění jednoduché a popisné. Jeho záměrem je, abyste pochopili téma, ne dojem na něj slovní zásobou.
Pište s profesionálním jazykem, ale jasně. (žena psaní obrázku jimcox40 z Fotolia.com)
-
Buďte zdvořilí. Spisy, které dráždí nebo konfrontují, jsou obvykle kontraproduktivní pro dosažení svých cílů. Kromě toho, argumentační dopis může selhat a být použit proti vám později.
Buďte zdvořilí. (obrázek pera Andrey Rakhmatullin z Fotolia.com)
-
Zkontrolujte svůj dopis před odesláním, abyste se ujistili, že nejsou žádné gramatické chyby nebo chybně napsaná slova.
Zkontrolujte písmena a opravte případné chyby. (brýle na papírovém obrázku Eleny Vdoviny z Fotolia.com)