Obsah
Vzpomínky jsou jedním z nejznámějších rysů každodenního života v kanceláři, zdá se, že vyrůstají z téměř všude a mohou pokrývat téměř nekonečnou škálu předmětů. Vydávání zpráv je však určeno pro několik základních účelů a obvykle má jasně identifikovatelné cíle, které se obecně týkají řešení situací a poskytování doplňujících informací o otázce, která nevyžaduje schůzku.
Problémy
Problémy mohou být rychle identifikovány a projednány v kontextu memoranda, což umožňuje zaměstnancům okamžitě si uvědomit potenciální potíže a nové výzvy, které se blíží. Tyto problémy se mohou lišit, protože někteří mohou diskutovat o trendech, které se budou vyvíjet v dlouhodobém horizontu (například pokles efektivity konkrétního oddělení), nebo mohou být méně formální a bezprostřednější (např. Informování zaměstnanců o špatném počasí) před návratem domů na konci dne). Charakteristikou těchto poznámek o problémech je, že mohou požádat o zpětnou vazbu, aby zvážily možná řešení a budoucí strategie.
Řešení
Poznámky založené na řešení mohou poskytnout výběr informací, příklady zahrnují rychlé opravy technických problémů, oznámení, že bylo rozhodnuto, že nová strategie bude řešit existující problém, nebo poskytne aktuální informace o vstupních kódech a bezpečnostních mechanismech. Řešení memoranda jsou také příležitostí, jak věnovat pozornost zaměstnancům, kteří prokázali svou užitečnost nebo kreativitu při řešení konkrétních výzev tím, že komunikují s ostatními o svých úspěších (například: „Chtěli bychom poděkovat Mathew Bakerovi za jeho koordinační práci na zlepšení naší hlavní sítě. počítačů, což umožňuje systému fungovat podstatně rychleji než minulý měsíc. “).
Zpětná vazba
Memoranda zpětné vazby přichází v široké škále forem, i když tyto mohou být rozlišovány mezi poznámkami zaslanými různým zaměstnancům a poznámkami zaslanými jednotlivému jedinci. Jsou-li zprávy o zpětné vazbě zasílány velké skupině, mohou aktualizovat zaměstnance o záležitostech, které byly dříve vzneseny na schůzkách, a dávat tak smysl pro kontext a chronologii předcházejícím diskusím (příkladem by bylo memorandum děkující zaměstnancům za účast na dárcovství krve nebo týmové práce). Pokud je však zpětná vazba zaslána jedinému zaměstnanci, bude obvykle velmi specifická a bude se týkat kvality práce poskytované zaměstnancem a které oblasti by měly být zaměřeny na budoucí zlepšení.
Poznámky k situacím
Čas od času může být vhodné, aby manažeři posílali poznámky o probíhajících událostech, nebo aby učinili oficiální komentáře o určitých situacích, například: „Rádi bychom srdečně poděkovali hasiči za jejich pomoc při nedávném požáru náš sklad “. Tento typ memoranda může také obsahovat pokyny pro zaměstnance, aby se veřejně nevyjádřili k některým vnitřním otázkám: například „Chtěli bychom požádat, aby se všichni zaměstnanci zdrželi veřejně spekulujících o naší potenciální fúzi s jinou společností, což by mohlo ohrozit dohody probíhá. “