Obsah
V obchodním světě se často vyžaduje, abychom k větší zprávě přiložili motivační dopis, který lze zaslat poštou, zvláštním doručením nebo dokonce e-mailem. Formální průvodní dopis má velmi specifický účel a měl by být napsán tak, aby představoval a popisoval obsah, opakoval hlavní téma zprávy a také označil další kroky nebo kroky, které je třeba podniknout.
Napište průvodní dopis zprávy
Krok 1
Použijte hlavičkový papír společnosti k sestavení dopisu o předložení zprávy s ohledem na důležitost doprovodného dokumentu. I když používáte e-mail s hlavičkovým papírem, zacházejte s ním jako s papírovým dopisem, včetně obrázku loga společnosti na e-mailové stránce.
Krok 2
Uveďte datum dne a informace o adrese, včetně křestního jména a příjmení, titulu, názvu společnosti, adresy a adresy města a poštovního směrovacího čísla. Použijte pozdrav „Caro“, následovaný formálním pozdravem, jako jsou zkratky Pan nebo paní, pokud je jednotlivec cizinec, nebo „Caro“ s křestním jménem nebo příjmením příjemce, pokud je jednotlivec známý.
Krok 3
V odstavci v textu uveďte účel dopisu pomocí slov jako „Tento dopis poskytuje (název zprávy) pro vaši recenzi nebo komentář (nebo jakoukoli akci je požadována). Využijte tuto příležitost k shrnutí předmětu zprávy. Zkuste shrnout účel zprávy co nejstručněji - maximálně jednou nebo dvěma větami.
Krok 4
Zde si povšimněte závěru zprávy, ale nedojděte k jádru závěrů zprávy. Chcete, aby si čtenář přečetl skutečnou zprávu, nejen průvodní dopis. Dopis by měl povzbudit chuť čtenáře k tomu, co bude uvedeno v závěrečné zprávě.
Krok 5
Proveďte sekci formálního dokončení nebo další kroky, kde určíte, jaké jsou požadované akce příjemce. Chcete, aby předali dokument nebo jej podepsali nebo aby koordinovali větší schůzku s prezentací výsledků? Pokud potřebujete okamžitá opatření, buďte velmi konkrétní ohledně dalších kroků a také dne a data.
Průvodní dopis zakončete formálním pozdravem srdečně, upřímně nebo zamyšleně. Uveďte jméno a titul autora dopisu. Uveďte jména dalších lidí, kteří obdrží zprávu a motivační dopis, do prostoru „Kopie“ (s kopií) v e-mailu.