Obsah
Často se v obchodním světě vyžaduje, abychom zahrnuli průvodní dopis, který bude doprovázet větší zprávu, která může být zaslána poštou, doručena nebo zaslána e-mailem. Formální průvodní dopis má velmi specifický účel a měl by být napsán takovým způsobem, aby představoval a popsal obsah, zopakoval hlavní téma zprávy a také uvádí další kroky nebo kroky, které mají být přijaty.
Pokyny
-
Použijte hlavičkový papír společnosti k napsání průvodního dopisu zprávy s ohledem na význam průvodního dokumentu. I když používáte hlavičkový papír, zacházejte s ním jako s papírovým dopisem, včetně obrázku loga společnosti na e-mailové stránce.
-
Uveďte datum dne a informace o adrese, včetně příjmení, jména, názvu společnosti, adresy ulic a PSČ. Použijte pozdrav "Vážení", po němž následuje formální pozdrav, jako jsou zkratky pan nebo paní, pokud je jednotlivec cizinec nebo "drahý" s příjmením nebo příjmením příjemce, pokud je jednotlivec znám.
-
Deklarovat účel dopisu v odstavci těla pomocí slov jako „Tento dopis obsahuje (název zprávy) pro vaši recenzi nebo komentář (nebo jakoukoliv akci, kterou chcete). co nejrychleji - v jedné nebo dvou větách nejvýše.
-
Dodržujte zde závěry zprávy, ale nepřekračujte rámec závěrů zprávy. Chcete, aby si čtenář přečetl aktuální zprávu a ne pouze průvodní dopis. Dopis by měl vyostřit čtenářovu chuť k tomu, co bude obsaženo v závěrečné zprávě.
-
Udělejte formální závěru nebo další kroky, kde uvedete, jaké jsou zamýšlené akce příjemce. Chcete předat dokument dopředu nebo podepsat dokument nebo koordinovat větší schůzku, aby prezentovali výsledky? Pokud budete potřebovat naléhavá opatření, buďte velmi specifičtí ohledně dalších kroků, stejně jako den a datum.
Vyplňte průvodní dopis formálním pozdravem, například srdečně, upřímně nebo upřímně. Uveďte jméno a název autora dopisu. Uveďte jména ostatních, kteří obdrží zprávu a motivační dopis v prostoru "Cc" (s kopií) v e-mailu.
Napište dopisní dopis pro zprávu
Co potřebujete
- Firemní hlavičkový papír