Obsah
- Interpersonální dovednosti
- Dovednosti řízení času
- Znalost kancelářských potřeb
- Výpočetní dovednosti
- Psací dovednosti
Administrativní asistenti se obecně snaží zajistit, aby kancelář fungovala optimálně. Většina společností dává přednost administrativním asistentům s minimálně středoškolským vzděláním, dvěma nebo více lety na vysoké škole a zkušenostmi s prací v kanceláři. Mohou někomu konkrétně pomoci nebo celému týmu. Administrativní asistent musí mít mnoho dovedností a kompetencí, aby mohl účinně vykonávat svou roli.
Interpersonální dovednosti
Administrativní asistent může podávat zprávy více než jedné osobě. Kromě toho může mít každý nadřízený pro něj různé cíle a cíle. Proto byste měli být schopni spolupracovat se všemi nadřízenými, abyste se ujistili, že jsou splněny všechny požadované nebo požadované úkoly nebo mise. V rámci svých povinností musí administrativní asistent (zajišťující efektivní fungování kanceláře) pomáhat svým spolupracovníkům spoluprací a týmovou prací.
Dovednosti řízení času
Administrativní asistenti musí být schopni stanovit prioritu času v práci. Za jediný den musí provést dlouhý seznam úkolů a zajistit, aby každý z nich byl splněn v plánovaném termínu.
Znalost kancelářských potřeb
Znalost vybavení a pracovních materiálů, jako jsou faxy, je nezbytná pro každého administrativního asistenta. Musí vědět, jak obsluhovat telefonní systém s více linkami nebo rozšířeními. Kromě toho byste měli vědět, jak kopírovací stroj funguje a jak je třeba jej v případě potřeby opravit.
Výpočetní dovednosti
Většina kanceláří je založena na funkčnosti počítačového systému. Asistent pro správu proto musí mít schopnost porozumět tomu, jak počítače fungují. Kromě toho bude muset umět posílat e-maily, provádět průzkumy na internetu, umět vytvářet tabulky, skenovat dokumenty a dokonce učit ostatní kolegy o základních funkcích počítače.
Psací dovednosti
Mnoho administrativních asistentů pomáhá nadřízenému při psaní dokumentů. Například nadřízený může diktovat dokument a požádat asistenta, aby zkontroloval možné překlepy nebo gramatické problémy. Administrativní asistent tedy musí vědět, jak vytvářet obchodní dopisy. Možná bude muset kontaktovat prodejce, aby zajistil, že všechny položky budou dodány včas a správně podle specifikací.