Obsah
Trvat čas na sepsání příručky pro školení zaměstnanců se může zdát jako fuška. Použití nástrojů Microsoft Word 2007 tento proces usnadňuje. Než začnete psát, proveďte nějaké plánování. Rozhodněte se, které úkoly musí vaši zaměstnanci splnit a které lze popsat, aby jim pomohly. Naplánujte si, v jaké situaci použijete příručku, ať už ve třídě tváří v tvář nebo na prohlídce s vlastním průvodcem. Jakmile budete mít představu o tom, jaký druh příručky potřebujete, zde je několik nástrojů, pomocí kterých můžete svůj nápad uskutečnit.
Příprava
Krok 1
Pomocí nástroje pro ohraničení v aplikaci Word můžete vytvořit víceúrovňový seznam úkolů, které se zaměstnanec musí naučit. Tento proces vám pomůže rozhodnout, jak dlouho bude váš manuál, a pomůže rozdělit práci na menší části, což bude zaměstnancům snazší vysvětlit. Chcete-li použít nástroj pro ohraničení v aplikaci Word, musíte začít s prázdným dokumentem a vybrat „Domů“. Ve skupině „Odstavec“ jsou 3 tlačítka: body, čísla a víceúrovňový seznam. Vyberte „víceúrovňový seznam“ nebo kliknutím na šipku dolů vyberte seznam možností ohraničení. Můžete si také vytvořit vlastní. Napište své parametry. Přejděte na další úroveň ve víceúrovňovém seznamu stisknutím klávesy „Tab“. Chcete-li se vrátit, stiskněte „Shift + Tab“. Napište kroky pro školení a další informace, které vašim zaměstnancům vysvětlí, jak vykonávat úkoly vyžadované při práci.
Krok 2
Pomocí funkcí záhlaví a zápatí v aplikaci Word přidejte čísla stránek, obsah oddílu a nadpis pro každou stránku v dokumentu. Záhlaví a zápatí jsou důležité vizuální odkazy pro zaměstnance, aby věděli, kde se ve školicí příručce nachází. Při tréninku přidávání čísel na stránky pomáhá spojit určité stránky s některými předměty. Klikněte na kartu „Vložit“ a poté v části záhlaví a zápatí vyberte možnost „Záhlaví“. Budete mít možnosti pro styly záhlaví nebo si můžete vytvořit vlastní. Záhlaví se zobrazuje na každé stránce příručky, nebo ji můžete změnit tak, aby se zobrazovala pouze na protilehlých stránkách, aby váš návod sledoval řádek knihy. Zápatí se zobrazují v dolní části stránky a obvykle se používají k zobrazení čísla stránky, dat a informací o uživateli. Klikněte na „Zápatí“ v sekci záhlaví a zápatí a stejně jako dříve budete mít na výběr z několika typů.
Krok 3
Přidejte obálku pro odlišení tréninkových materiálů od ostatních položek, které rozdáte svým zaměstnancům, například průvodce zaměstnanci. Vytvořte si vlastní obálku kliknutím na „kartu Vložit“ a poté na „Obal“ v části stránky. Uvidíte různé styly obalů, ze kterých si můžete vybrat nebo si vytvořit svůj vlastní. Dejte svému manuálu popisný název; zahrnují datum vytvoření a autory, protože tyto manuály jsou často vytvářeny ve skupinách.
Krok 4
Přidejte nadpisy, které vám pomohou vytvořit obsah vašeho tréninkového dokumentu. To také pomáhá vizuálně uspořádat, aby usnadnilo používání vašich zaměstnanců. Vytvořte různé styly nadpisů pro každý předmět pomocí předem vytvořeného ohraničení (toto záhlaví není stejné jako v horní části stránky). Styly záhlaví jsou styly písma, které používáte k označení různých tréninkových sekcí a různých podsekcí.
Pokud píšete manuál, jak psát korporátní korespondenci, měl by váš nadpis 1 být „Jak napsat korporátní dopis“ a potom podnadpis může být „Co zahrnout“. Chcete-li označit nadpisy 1 a 2, vyberte možnost „Domů“ a v sekci styly uvidíte řadu různých stylů, ze kterých si můžete vybrat, včetně nadpisu 1, nadpisu 2, titulků atd. Vyberte text, který chcete jako první nadpis 1, a kliknutím na část „Nadpis 1“ označte jeho důležitost. Kliknutím na další část vytvoříte záhlaví 2. Postupujte podle celého ohraničení a vyberte záhlaví 1 a 2. Po dokončení budou zahrnuty do vašeho obsahu.
Krok 5
Přidejte tabulku a obsah (TDC), které vašim zaměstnancům pomohou najít informace, které mohou případně potřebovat. Pokud jste do dokumentu již přidali primární a sekundární nadpisy, nechte Word pracovat a vytvořit TDC za vás. Klikněte na začátek dokumentu, kde chcete, aby se TDC zobrazovalo (obvykle za obálkou), a v homonymní sekci klikněte na „Odkazy“ a poté na „Obsah“. Zobrazí se seznam automatických tabulek, které můžete použít. Klikněte na jeden z automatických výběrů a váš TDC by se měl zobrazit pomocí předem vybraných záhlaví.
Krok 6
Uspořádejte si nadpisy a části tréninkového manuálu krok za krokem. Poslední a nejdůležitější částí příručky by měl být rejstřík. Čím úplnější je váš index, tím snáze může student najít odpovědi podle čísla stránky později. Chcete-li vytvořit rejstřík, vyberte slovo, které chcete vložit. Klikněte na „Odkazy“ a poté na „Přihlášení“, abyste mohli pokračovat v provádění každé položky, kterou chcete přidat do indexu. Po dokončení přejděte dolů na konec tréninkového manuálu a přidejte rejstřík kliknutím na „Odkazy“ a poté na „Vložit rejstřík“.
Krok 7
Zkontrolujte pravopis a uložte soubor. Jakmile vytvoříte první tréninkový manuál, můžete z něj vytvořit šablonu pro další manuály kliknutím na „Otevřít“ a poté na „Uložit jako“, až se zobrazí dialogové okno, v části „Uložit jako typ“ klikněte na šipku dolů a vyberte „Šablona Wordu (.dotx)“ a poté můžete svou práci znovu použít v jiných tréninkových příručkách.