Obsah
- Spravujte závazky generálního ředitele
- Organizujte výlety
- Spojte se s členy rady
- Obecné administrativní a kancelářské úkoly
- Kvalifikace a dovednosti
- Pracovní prostředí a plat
Výkonný asistent generálního ředitele poskytuje důvěrnou a vysokou administrativní podporu generálnímu řediteli. Funkce mohou být administrativní a projektové a zahrnují plánování cest, organizování schůzek, vyřizování žádostí o informace, podávání zpráv a korespondenci a kontaktování členů správní rady. Na této pozici se profesionál často zabývá důvěrnými informacemi, takže práce vyžaduje diplomacii a diskrétnost.
Spravujte závazky generálního ředitele
Generální ředitelé mají velmi nabitý program a hodně práce. Proto je odpovědností výkonného asistenta tyto položky spravovat a zajistit, aby byl na schůzky adekvátně připraven. Před nimi může výkonný asistent připravit program schůzky a poskytnout nezbytné základní informace pro generálního ředitele. Je také vaší odpovědností udržovat generálního ředitele v aktuálním denním rozvrhu, aby se tam dostal včas a věděl, kde by měl být.
Organizujte výlety
Generální ředitelé mají tendenci cestovat často a je často odpovědností výkonného asistenta za organizaci těchto cest a logistiky, která může zahrnovat rezervace letů, pronájem automobilů a ubytování v hotelu. Je také zodpovědný za organizaci schůzek, poskytování základních informací a vyplňování výkazů výdajů za úhradu po cestě.
Spojte se s členy rady
Výkonní asistenti mohou také komunikovat s představenstvem. Mezi úkoly může patřit plánování schůzí představenstva, vyřizování logistiky schůzí představenstva, zasílání materiálů ke kontrole před zasedáním, pořizování a distribuce poznámek a objasňování obecných otázek pro členy představenstva.
Obecné administrativní a kancelářské úkoly
Výkonný asistent také vykonává obecné administrativní a kancelářské úkoly, jako je zodpovídání telefonů, odesílání faxů a korespondence, ukládání a pořizování fotokopií. Může být také nutné zorganizovat logistiku pro návštěvníky, koordinovat telefonní konference, přepisovat poznámky a psát korespondenci.
Kvalifikace a dovednosti
Často se dává přednost bakalářskému titulu, ale přidružený titul může být přijatelný s dostatečnými předchozími pracovními zkušenostmi. Zaměstnavatelé mají tendenci hledat tři až pět let zkušeností s podporou vyšších manažerů, pokročilé počítačové dovednosti a schopnost psát 60 slov za minutu, představy o řízení a o tom, jak zacházet s důvěrnými informacemi a být multitasking. Hledají se také osobní atributy, jako je diskrétnost, vysoká úroveň profesionality, velká pozornost věnovaná detailům, organizace a písemné a verbální komunikační dovednosti.
Pracovní prostředí a plat
Výkonní asistenti často pracují v rychlém kancelářském prostředí a kromě doprovodu generálního ředitele při cestování možná budou muset pracovat přesčas a v případě potřeby o víkendech. Plat se v jednotlivých společnostech značně liší, ale průměrná hodnota je přibližně 6 000 R $.