Obsah
Recepce je často dveřmi společnosti a toto oddělení kanceláře samozřejmě odráží organizační kulturu společnosti, a tedy i osobu, která zastává pozici recepční. První dojmy jsou ve firemním světě nanejvýš důležité, ale v této pozici je více věcí než dobrý dojem na návštěvníky. Postavení recepční je mnohostranné postavení, které, pokud je rozděleno na pracovní úkoly, může snadno vyžadovat několik zaměstnanců.
Výhody
Recepční je první osobou, která přivítá zákazníky a spotřebitele a oznamuje jim, aby podporovali zaměstnance nebo výkonného tajemníka pomocí e-mailu nebo interkomu. Často může zasahovat, když se výkonný pracovník nechce obtěžovat. Recepce je schopna se zabývat administrativními službami, takže nemusíte najímat dočasné pracovníky.
Vlastnosti
Postavení recepční spadá do administrativní kategorie a většina zpráv přímo do HR, administrativního koordinátora nebo vedoucího kanceláře. Multitasking je více než jen bzučák ve vztahu k recepčnímu. V klidnějších časech může přecházet na archiváře nebo jiného administrativního pracovníka integrovaným způsobem, což vylučuje potřebu dalších administrativních pracovníků v kanceláři, kde mohou být soubory umístěny.
Úvahy
Recepce je průmysl, který vyžaduje důvěrnost, a tato pozice vyžaduje školení k jeho zvládnutí. Osoba zvolená do funkce je odpovědná za dodržování zákonných bezpečnostních norem a norem. Při najímání musí manažeři zvážit požadavek na ověření pozadí.
Povinnosti
Vzhledem k tomu, že recepční má jen zřídka přímé zprávy, vyžaduje si tato pozice schopnost vyniknout ve správě času i excelenci ve vztahu ke klientovi. Některé klíčové funkce recepční jsou: příjem telefonních hovorů, příjem a pozdrav klientů, archivace dokumentů a podpora dalších oddělení (např. Účetnictví), poskytování, označování a označování schůzek, návštěvy, třídění a distribuce pošty.
Očekávání
Očekává se, že recepční bude mít stejné dovednosti jako administrativní asistent, protože povinnosti se liší jen nepatrně. Úrovně kompetence v Microsoft Office nebo jiné kancelářské automatizace by měly být nad základní. Tam, kde administrativní asistent obvykle vykonává podpůrné administrativní funkce v kanceláři, je recepční vždy před všemi návštěvníky. S tímto vědomím bude vaše chování vždy profesionální. Očekává se také, že bude znát své každodenní priority, protože kdykoliv se objeví rozptylování a méně důležité úkoly.