Obsah
Většina firem, ať už malých nebo velkých, má recepci nebo recepci. Standardní provozní postupy zaměstnance, který se zabývá zákaznickým servisem, se skládají z povinností a odpovědností, které zvyšují efektivitu společnosti jako celku. Tito zaměstnanci musí plně pochopit všechny aspekty své role, aby co nejlépe plnili svou úlohu.
Slouží jako brána
Nejdůležitější roli, kterou hraje přijímající zaměstnanec, je „gateway“ nebo gatekeeper. Jste první osobou, kterou zákazníci uvidí při příjezdu, a obvykle první osobou, se kterou mluví, když zavolají do kanceláře. Měli byste být ke klientům přátelští a zdvořilí, ale také udržovat jejich autoritu. Váš postoj bude odrážet pozitivně nebo negativně na podnikání jako celek a měli byste to mít vždy na paměti. Je vaší odpovědností zajistit, aby nadřízení přijímali pouze lidi, kteří mají čas přijmout a s kým chtějí mluvit. Vždy s osobou zacházejte přímo a řádně; možná budete muset někomu říct, že musí zanechat vzkaz, nebo že by měl sedět a čekat.
Rutinní úkoly
Ve většině kanceláří musí recepční řešit každodenní činnosti, jako je správa e-mailu, poslech hlasové pošty, příprava peněžních sáčků, zavlažování rostlin a doplňování stolů. Vedení seznamu všech denních úkolů vám může pomoci zabránit tomu, abyste něco zapomněli. Je také užitečné udržovat adresář s důležitými a často používanými čísly, protože je často odpovědností za volání zavolat na údržbu, IT a různé další osoby po celý den, kdy nastanou problémy.
Udělejte si seznam svých každodenních činností, abyste na nic nezapomněli (Comstock / Comstock / Getty Images)
Uspořádání agendy závazků
Konečně, pokud tato práce nebyla přenesena na jiného zaměstnance, jako je asistent šéfa, recepce je místo, kde je agenda udržována. Vždy si uvědomujte nadcházející aktivity a zrušené události. Nezapomeňte si poznamenat jména a počty lidí, kteří si přejí provést schůzku ve dnech, které jsou plné, v případě zrušení. Někdy může být nezbytné učinit prozatímní schůzky, v takovém případě stačí, aby to bylo v plánu. Nezapomeňte vždy používat tužky, protože to usnadňuje mazání a zakrývání v případě změny času.
