Obsah
Katastrální záznamy jsou důležitými administrativními nástroji pro církevní mentory. Informace obsažené v těchto žetonech jim umožňují navázat nezbytné kontakty se členy a nabídnout pomoc v době obtíží. Pomáhají také mentorům propagovat církevní aktivity a programy a sledovat duchovní pokrok členů s podrobnostmi o kurzech a účasti na aktivitách. Udržet členské karty aktuální není obtížný úkol, ale vyžaduje neustálou práci a osobní organizaci.
Pokyny
-
Vytvořte elektronický formulář s Vámi zvoleným nástrojem. Zadejte název kostela a slova "profil člena" v horní části pro snadnou identifikaci souboru. Uveďte následující otázky a nechte prázdné, aby mohly být zodpovězeny: (1) Jméno; (2) Datum narození; (3) Domácí adresa, domácí telefon, mobilní telefon a e-mail; (4) Rodinný stav; (5) Jméno manžela; (6) Datum výročí svatby; (7) Jméno dětí, věk a školní docházka; (8) Stručné svědectví o obrácení; (9) Místo a datum křtu; (10) Povolání a místo zaměstnání; (11) etnicita; (12) Oblasti zapojení ministerstva; (13) přijaté kurzy; a (14) jméno starého pastora a církve.
-
Definujte, kdy budete formulář doručovat nebo požadovat informace. Jedním z návrhů je poskytnout krátkou, jednoduchou kartu „Informace pro návštěvníky“ pro ty, kteří přijíždějí do kostela poprvé. Tato karta může v tuto chvíli požadovat pouze ty nejdůležitější informace, jako jsou: jméno, adresa, kontaktní informace a jméno a věk dětí. Následně mohou být tyto údaje převedeny na katastrální evidenci dobrovolníkem nebo zaměstnancem úřadu. Tím se církev nezdá být rušivá pro lidi, kteří k ní přicházejí poprvé. Může být vhodné požádat o úplné informace nebo předložit registrační formulář při účasti na kurzu nebo vyjádření zájmu o vstup do církve.
-
Vyberte si, kdo bude mít na starosti údržbu databáze. Není to složitý úkol, ale vyžaduje neustálou pozornost. Lidé mohou měnit adresy, měnit e-maily, přijímat nové kurzy nebo se účastnit nových ministerstev. Někdo by měl dostat úkol přidat lidi, kteří přicházejí a vyvíjejí způsoby, jako jsou průzkumy prováděné čtvrtletně, aby aktualizovali informace na tokenu s určitou frekvencí.
-
Podívejte se na distribuční kanál, to znamená přemýšlet o tom, jaké médium budete používat, abyste své záznamy zpřístupnili. To lze provést několika způsoby, a to jednotlivě nebo v kombinaci. Žetony můžete umístit na informační pult, doručit je do kurzů nebo je poslat prakticky na webové stránky kostela. Je důležité určit způsob zveřejnění a tuto činnost oznámit, kromě připomínkování sboru.
-
Definujte, kde budou záznamy členů o členství uloženy, aby byly chráněny osobní údaje účastníků. S touto funkcí lze použít mobilní telefon jako soubor, který je uzamčen. Pokud jsou informace uloženy elektronicky, zkontrolujte, zda je počítač chráněn heslem. Nechte shromáždění vědět, že informace budou bezpečné a kdo k nim bude mít přístup.