Jak napsat manuál a postupy

Obsah

Pokyny
Jak
Oznámení
Co potřebujete

Psaní příručky o zásadách a postupech se může jevit jako skličující úkol, který může být pravdivý, pokud si předem neuvažujete o určitých proměnných. Vytvoření řádného plánování usnadní tvorbu příručky pro politiky a postupy pro dodavatele, zaměstnance a manažery. Konzistentní systém dokumentace, který také usnadňuje vypracování smluv, které odpovídají určitým normám, jako je ISO9000.

Pokyny

Vytvoření příručky zásad a postupů může být složité, pokud neplánujete správně (ruční přeprava s novinami ve skladu obrázek terex od Fotolia.com)

Definujte rozsah svého projektu konzultováním pravidel jiných firem. Ujistěte se, že některé části zásad nebo postupů jsou již dokumentovány jinde a určete, zda bude postup specifický pro společnost, region, divizi, funkční skupinu nebo úkol. To vám pomůže definovat počáteční a konečné parametry rozsahu.
Rozhodněte formát dokumentů. Konsolidujte je kontrolou nejdůležitějších politických dokumentů. Politiky bývají širší, zatímco podrobnosti úkolů mají tendenci být konkrétnější.

Ve velkých společnostech je běžné, že existují čtyři nebo více úrovní dokumentace s globálními postupy, které pokrývají vše, jako je etika, dary, informace o majitelích, e-mailové protokoly a postupy rozdělení, které se týkají předpisů v oblasti životního prostředí, vlády a zaměstnanců.

Postupy týkající se funkčních skupin nebo úkolů mohou být upraveny podle místních operací, ale musí splňovat požadavky nejvyšších úrovní dokumentů. Můžete například mít tři různá centra oprav, která fungují nezávisle, ale při vydávání příkazů do distribučního centra musíte postupovat stejným způsobem. Globální politiky budou obecné, ale konkrétní podrobnosti o procesech souvisejících s tím, jak každé centrum vydává požadavky (kdo, kdy, co a proč), se mohou mírně lišit. Postavení a odpovědnosti jsou obvykle součástí postupů.
Definujte a profilujte vše, co bude zahrnuto do příručky zásad. Začněte s kroky souvisejícími s hlavními postupy, jako je návrh zákazníka, příjem objednávek, výroba, kontrola, dodávka a sběr výrobků.

Politiky jsou přísné protokoly, které informují o očekávaných rozhodnutích a povinnostech zaměstnanců v konkrétních situacích. Obvykle se týkají zákonů a dodržování předpisů.

Postupy jsou kroky, které zvýrazňují logický sled událostí, včetně nástrojů, komunikace, toku procesů a nezbytných dovedností.

Profil použijte jako výchozí bod pro index.
Rozhodněte se, kde budou informace uloženy, a vytvořenou kontrolu revize. Důležitý je vývoj procesu kontroly kontroly od samého počátku, takže začněte psát a upravovat a sledovat změny.

Proces kontroly kontroly musí mít také úroveň autority a kontroly, aby každý, kdo je zapojen do procesu, věděl, jak provádět změny a provádět je.

Nikdy nenechávejte současně upravovat více verzí stejného dokumentu, protože to může způsobit budoucí problémy. Použijte metodu first-in, first-out a v případě potřeby znovu upravte, abyste sledovali změny.
Vytvářejte šablony pro postupy, zásady a vývojové diagramy tak, aby se ti, kdo psají dokumentaci, nemuseli obávat formátů.

Umístěte sekce do těchto šablon tak, aby spisovatelé specifikovali další dokumenty, nástroje a odkazy potřebné k uspořádání vašich materiálů. Určete formáty a ujistěte se, že určité sekce, jako je například slovník pojmů, by měly být součástí hlavní sekce nebo dokumentu, který chcete použít jako reference. Poskytnutí co nejlepšího návodu pro spisovatele sníží potřebu nového zaměstnání později.
Přiřaďte redakce a odborníky k tématu, abyste vyvinuli obsah každé sekce. Dejte jim příklad, aby se podívali na požadovanou šablonu a zvýraznili další pravidla, jako je napsání zkratek v plném znění, jak by měly být zobecněny nebo podrobně popsány kroky v postupech.

Jsou-li v rámci postupů učiněna rozhodnutí, zvýrazněte další odkazy a poskytněte zaměstnancům dostatek informací se všemi možnými způsoby, jak jim pomoci učinit informovaná rozhodnutí. Body, které vyžadují rozhodování, jsou obvykle tam, kde postupy selhávají, a proto se snažte být v těchto oblastech co nejjasnější. Před publikováním ověřte postup s někým, kdo je vedle vás, abyste postupovali podle popsaných kroků a pokusili se identifikovat možné problémy.
Přiřaďte revizní tým, který bude řídit a upravovat závěrečné publikace, aby byl jazyk dokumentace a úroveň podrobností konzistentní v různých fázích procesu.

Řeší nesrovnalosti zlepšením metod školení a školení. Přiřaďte přiměřený revizní cyklus (např. 48 hodin), aby každý měl stejná očekávání z hlediska priorit.
Přiřaďte odpovědnost za každý postup a určete úrovně pravomoci. Tento proces by měl být postaven na pravidelných revizích. Když lidé opustí svá pracovní místa, měli by být k příslušným postupům přiřazeni noví manažeři. V případě aktualizací a revizí by se zaměstnanci měli poradit s tvůrcem politiky, aby společně mohli měnit zásady a postupy, jak se situace zlepšuje nebo mění.

Jak

Pokud úkol nebo postup provádí více než jedna osoba nebo skupina, nejprve jej standardizujte a poté dokumentujte.
Někteří klienti nebudou uzavírat obchody se společnostmi nebo podniky, které nemají normy ISO, nebo podobné předpisy pro procesní dokumentaci, jako jsou služby zákazníkům, smlouvy, finance, inventář, komunikace, kvalita a právní dokumenty. ISO poskytuje obecné a odvětvově specifické šablony a školení pro rychlé a snadné vytváření politik a postupů a je mezinárodně uznávaným standardem.
Vytvořte procesy pro vzdělávání, školení a provádění revidovaných postupů, jak je potřebujete. Změna standardu, který nikdo konzultuje, nebude pro zaměstnance užitečná.

Oznámení

Některé úřady dávají přednost nejasným informacím o postupech, které umožní interpretaci a minimalizují audity. Jiní upřednostňují použití podrobných informací, aby zaměstnanci pracovali lépe.
Použijte údaje mírně, když se jedná o diskusi nebo možnost různých výkladů jazyka nebo obsahu nebo problémů s procesem v důsledku nejasných pokynů, prostudujte si konkrétní část, abyste jej objasnili.
Je velmi běžné, že se politiky a postupy vymknou kontrole, budou duplikovány nebo nadbytečné, nebo se stanou příliš podrobnými, aby se mohly zabývat.
Použijte indexy a pokuste se minimalizovat duplikace tím, že podle potřeby přiřadíte lidi dalším sekcím v jiných oblastech.
Environmentální legislativa je velmi důležitá. Vytvořte proces, který bude řídit nové postupy, které umožní, aby byly před publikováním zpracovány v předběžném stavu. Ujistěte se, že cvičení bude zasaženo zahájením nových postupů, jinak bude kontroverze a frustrace. Požádejte o pomoc odborníky; to v budoucnu zabrání mnoha „ukazováčkům“.