Obsah
Rozdíly mezi obchodními dopisy a méně formálními nebo osobními dopisy lze nalézt v obou strukturách každého z nich. Neformální osobní dopisy umožňují odesílateli uvážení ohledně dispozice prvků a dalších položek dopisu. Na druhou stranu obchodní dopisy musí dodržovat přísné standardy stylu a formy. Klíčové prvky, jako je rozložení, struktura odstavců a technické formátování, odlišují vhodný obchodní dopis od neformálního dopisu.
Záhlaví a uzavření
Záhlaví obchodního dopisu musí obsahovat jméno, adresu a datum odesílatele. Zarovnejte záhlaví na levém okraji a vyberte jednu mezeru pro informaci. Kontaktní údaje příjemce musí být od záhlaví odděleny jednou mezerou a musí obsahovat celé jméno a adresu příjemce včetně poštovního směrovacího čísla. Osoba, která píše neformální dopis, se může rozhodnout použít pouze jeden pozdrav v záhlaví dopisu. Uzavření obchodního dopisu vyžaduje pozdrav na rozloučenou a podpis. Obchodní dopis bude často obsahovat podpis a také jméno odesílatele napsané pod ním a jakékoli přihlašovací údaje nebo tituly, které má spisovatel k dispozici. Mezi pozdravem na rozloučenou a jménem zadaným pro vlastnoruční podpis použijte čtyři mezery. Když končí osobní dopis, stačí jméno odesílatele a méně formální pozdrav.
Styl textu
Osobní dopisy neformální povahy lze zpracovat bez stylistických omezení obchodního dopisu. Odesílatel si může vybrat styl nebo tón, aby odpovídal běžným charakteristikám interakce s příjemcem. V obchodním dopise musí být styl v souladu s jeho záměrem. Obchodní dopisy určené k seznámení příjemce s odesílatelem nebo obchodními službami by měly začínat úvodem. Odesílatel poté musí pomocí textového zůstatku informovat příjemce o úmyslu dopisu nebo žádosti o akci. Například prodejní dopis by měl představit prodejce a produkt, nasměrovat, jak bude produkt sloužit příjemci, a nakonec vyzvat čtenáře k akci - ke koupi produktu nebo služby.
Technické rozdíly ve formátu
Standardní technické standardy pro obchodní dopisy zahrnují okraje 2 cm po stranách s prostorem 2,5 cm v horní a dolní části stránky. Datum obchodního dopisu musí být upřesněno, nesmí být zkráceno a musí zahrnovat měsíc, den a rok. Odesílatelé by měli v obchodních dopisech používat vhodné názvy, ale vyhnout se nadbytečnosti. Celé jméno příjemce musí být uvedeno v pozdravu s dvojtečkou v obchodním dopise. Osobní dopis může obsahovat jméno nebo titul a příjmení následované čárkou. Mezi titulem, kontaktními údaji spisovatele a úvodním pozdravem by měla být mezera. Mezi pozdravem a každým z odstavců v těle dopisu je také standardní mezera. Používejte 12bodová patková písma, například Times New Roman, v obchodním dopise a s mezerami mezi textem. Obchodní dopisy by měly být vždy psány, ale jejich ruční psaní dodává osobní dotek.
Důležité otázky týkající se doslovu
Po uzavření musí obchodní dopisy obsahovat příslušné příspěvky, například vydání kopií. „Kopie:“ znamená, že dopis byl předán také dalším lidem. Doslov je také vhodným místem pro zápis materiálu obsaženého v obchodním dopise. Na průvodní dokument je třeba odkazovat jako na položky zahrnuté za závěrečným podpisem, s číslem a povahou pole v obchodním dopise.