Obsah
E-mail je stále vnímán jako forma neformální komunikace. Dokonce i v práci, lidé často vynechat pozdravy, uzavření a pravopis. Vzhledem k tomu, že e-mail většinou nahradil poznámky a stal se primární formou obchodní komunikace, je důležité, aby se při dodržení příslušné etikety a formátu jednalo o přehlednost a respekt k ostatním zaměstnancům.
Pozdravy a uzávěry
Pozdravy a uzávěry závisí na typu vztahu, který máte s příjemcem e-mailu.
Ve svém prvním e-mailu s jednou osobou začněte s číslem "Vážení", za nímž následuje jeho jméno. Obvykle je přirozené používat křestní jméno, pokud vaše podnikání není velmi formální. Jakmile je vztah již vytvořen, můžete jednoduše použít jméno osoby nebo více neformálních pozdravů, jako je například „Ahoj“ nebo „Ahoj“, za kterým následuje jméno příjemce.
Při odesílání zpráv do skupiny vždy použijte "Vážení", protože e-maily zaslané mnoha příjemcům bývají formálnější. Nepoužívejte komplimenty jako "Dobré ráno" nebo "Dobré odpoledne." Když příjemce přečte e-mail, může to být jiný denní čas.
Uzavření se řídí stejnými pravidly jako pozdravy. V prvním e-mailu použijte formálnější uzávěr, například „Best regards“ nebo „Best regards.“ Jakmile jste již vyměnili e-maily, uzavření není nutné, ale vždy uveďte své jméno jako svůj podpis.
Další sbírky
Před provedením testu je subjekt první informací, kterou příjemce přečte. Ujistěte se, že je to smysluplné, jasné a stručné, aby osoba pochopila obsah zprávy a dala správnou prioritu.
S příchodem přenosných elektronických zařízení, mnoho zaměstnanců upadl do zvyku dát obsah e-mailu v předmětu, myslet si, že toto by bylo vhodnější pro příjemce. Zdá se však, že tento typ formátování je náhlý a hrubý.
Formátování
Použijte správný pravopis, interpunkci a velká písmena. Péče o absolvování kontroly pravopisu a oprava překlepů ukazuje respekt k kolegům. Nesprávná čárka může změnit význam věty. Mějte na paměti, že vaši kolegové nemohou číst vaši mysl, takže odkazy jasné ("Práce s ním na tomto projektu" - kdo je "on", a "jaký projekt"?).
Nikdy nepište velkými písmeny. PÍSNĚTE VE KAPITÁLU JSME PŘIJÍMAT, ŽE JSOU SNÍMÁNÍ S COLLEAGUE.
Napište krátké a objektivní odstavce. Buďte přátelští, ale pokud nemáte blízký vztah, vyhněte se vtipům a sarkasmu, které jsou často nepochopeny e-mailem. Nakonec se zbavte emotikonu.
Vzdělávání
Nedávná studie v "Journal of Computer-Mediated Communication" ukázala, že ti, kteří posílají vzdělané e-maily, jsou vnímáni jako uživatelsky přívětivější a snadnější než odesílatelé hrubých e-mailů. Příjemci vzdělávaných e-mailů byli více ochotni pracovat se svými odesílateli.
Dobré vzdělání můžete ukázat e-mailem stejně jako v reálném životě. Při objednávce použijte "prosím" a "děkuji".
Opět platí, že pomocí svého času, aby se ujistil, že e-mail je gramaticky správné ukazuje respekt ke svým kolegům. Zanedbání této části znamená, že váš vlastní čas je důležitější než jejich.