Jak organizovat osobní záznam zaměstnance

Obsah

Pokyny
Jak
Oznámení
Co potřebujete

Pro majitele malého podniku nebo pro oddělení lidských zdrojů je důležité, aby řádně organizoval všechny soubory o zaměstnancích. Tam jsou některé důležité položky, aby v základní osobní výpis pro každého zaměstnance. Na těchto základních kartách můžete oddělit informace do sekcí namísto uvedení všeho v náhodném pořadí. Navíc přidejte soubory podle potřeby pro každého zaměstnance a aktualizujte soubory pro všechny zaměstnance.

Pokyny

Vytvořte samostatné záznamy pro každého zaměstnance a soubor pro formuláře I-9 a pro platební údaje (Jupiterimages / Obrázky značky X / Getty Images)

Vyberte složku, do které lze uložit dostatek papírování pro každý žeton zaměstnance. Použijte druhou složku pro zdravotnické záznamy zaměstnanců. Pro tyto mohou být nejlepší zavěšené složky. Pak můžete do nich vložit podsložky a používat záložky mezi sekcemi.
První složka každého zaměstnance, základní osobní soubor, by měla obsahovat osobní údaje zaměstnance, jako je adresa a aktuální telefonní číslo. Požádejte zaměstnance, aby tyto informace v případě potřeby aktualizovali každý rok, možná na začátku roku nebo během náboru. Měly by se zde také uchovávat kontaktní informace pro nouzové situace.
Pokud rozdělujete závěsné složky do sekcí, druhá část může obsahovat životopis a aplikaci pro danou úlohu a doporučení a smlouvy mezi zaměstnavateli a zaměstnanci.
Přiložil všechny dokumenty podepsané zaměstnancem, když vstoupil do společnosti ve třetí sekci. Obvykle můžete najít formuláře jako W-4 poplatky formuláře, školení proti sexuálnímu zneužívání, stealth dohody a znalosti zaměstnanců politiky zde - ale ne I-9 formulář.
V sekci umístěte komentáře k zaměstnanci. Mělo by se zde zachovat jakékoli navrácení zaměstnanců. Zahrnout dokumentaci pro zvýšení platu nebo disciplinární opatření. V této složce uchovávejte kopie příslušných diplomů, certifikátů nebo potvrzení o školení, které zaměstnanec obdržel. Mějte sekci pro pojištění, zdravotní a důchodové záznamy.
Veškeré lékařské informace musí být uchovávány v samostatné složce. Veškeré informace, které se týkají zdraví zaměstnanců, by zde měly být uloženy. To má co do činění s důvěrností a nemůže zakládat žádné propagační nebo jiné osobní rozhodnutí o lékařské historii zúčastněné osoby, uvádí HRdirect.
Udržujte třetí složku pro každého zaměstnance, který je zraněn v souboru. Zde umístíte hlášení o úrazech, nároky pracovníků na náhradu škody a další zdravotní záznamy.
Dejte všechny I-9 formuláře do samostatných složek nebo vazeb, stavy HRdirect. Oddělte I-9 ze starých zaměstnanců na mladší.

Pokud se rozhodnete platit ve své kanceláři, udržujte si pouze složku s výplatní listinou.