Obsah
- Příjem hovoru
- Identifikujte potřeby volajícího
- Přenos hovoru na příslušnou osobu v kanceláři
- Ukončení hovoru
Počáteční komunikace mezi potenciálním klientem a advokátní kanceláří se obvykle provádí telefonicky a recepčně. Proto je důležité, aby recepce společnosti byla vždy profesionální a zdvořilá. Udržení profesionality může být někdy výzvou, zejména pro recepční, kteří denně navštěvují velké množství hovorů, existují však určité zásady, které byste měli vždy dodržovat při zodpovězení hovorů v advokátní kanceláři.
Příjem hovoru
Odpovězte na každé volání tím, že řeknete jméno advokátní kanceláře, své jméno a pak identifikujete, kdo volá a zeptáte se: "Jak vám mohu pomoci?" Například: "Dobré ráno, tohle je kancelář X a Y, mluvící Jane, s kým mluvím?" Jakmile identifikujete volajícího podle jména, zeptejte se: "Jak vám mohu dnes pomoci paní Z," nezapomeňte odkazovat klienta podle jména po zbytek konverzace. Anotace během každého hovoru mohou být užitečné, zejména s ohledem na jména. Během konverzace udržujte pozitivní tón, buďte trpěliví a nikdy neztrácejte náladu. Vyhněte se použití žargonu, slangu nebo ne-slov jako "aham" a "hum".
Identifikujte potřeby volajícího
Je velmi důležité pozorně naslouchat tomu, co potenciální zákazník potřebuje, aby vyhověl vašim potřebám, a poskytnout požadované informace jasným a stručným způsobem. V každém hovoru je někdo, kdo hledá informace nebo konkrétní osobu.
Přenos hovoru na příslušnou osobu v kanceláři
Pokud potřebujete převést hovor na advokáta, požádejte klienta, aby počkal na převod na lince. Poté se obraťte na advokáta a oznámte výzvu podle jména a účelu výzvy klienta, takže pokud je advokát k dispozici, proveďte převod. Nenechávejte zákazníka čekat na lince déle než 45 sekund. Po uplynutí této lhůty se zeptejte, zda klient preferuje pokračovat v čekání, pokud si to přeje, když advokát vrátí výzvu, nebo pokud chce zavolat později.
Ukončení hovoru
Před vypnutím telefonu se zeptejte, zda můžete pomoci s čímkoli jiným a děkujeme zákazníkovi za zavolání na advokátní kancelář. To je vzácné pro recepční přesvědčit potenciálního zákazníka najmout službu, nicméně, to je velmi běžné, že klient je ztracen chudým, hrubým nebo neprofesionálním servisem.